Cómo llevar una gestoría sin perder plazos

En una gestoría el trabajo no falla por no saber hacerlo. Falla por un plazo que se pasa porque el papel estaba en otra mesa, porque el cliente no trajo un documento a tiempo o porque nadie se acordó de que el trimestre acababa el día 20. Estas son las cinco costumbres que, en las gestorías que funcionan, se cumplen sin pensar.

1. Cada trámite con su fecha límite, a la vista

No en la cabeza del gestor ni en un post-it. Cada trámite abierto tiene una fecha, y el programa la pone en rojo cuando se acerca. En SOL-GESTORÍA el plazo se rellena solo a partir del tipo de trámite y la pantalla de inicio de cada trabajador empieza por lo que vence esta semana.

2. La lista de papeles antes de empezar

La mitad de los retrasos vienen de pedir la documentación por partes. El tipo de trámite lleva su lista completa: para una transferencia, permiso de circulación, ficha técnica, contrato de compraventa y DNI de las dos partes. Se pide todo el primer día y se marca lo que llega.

3. Que el cliente reciba el aviso sin que nadie lo llame

Si faltan papeles, el programa manda el recordatorio por correo o WhatsApp, en el idioma del cliente, con la lista de lo que falta. Y si el cliente tiene acceso al portal, sube la foto del documento desde el móvil y el trabajador lo ve al momento.

4. Las obligaciones periódicas, generadas para todo el año

El 303, el 130, el 111 de cada cliente se crean de una vez para los cuatro trimestres, con su plazo. Quince días antes del vencimiento se le pide al cliente la documentación del periodo. Cuando se presenta, se guarda el justificante en el mismo sitio.

5. Una pantalla cada mañana

Trámites que vencen, documentación pendiente, tareas asignadas y citas del día. Diez minutos con esa pantalla y el día está organizado. Es lo que enseña el cuadro de mando de SOL-GESTORÍA al entrar.

Nada de esto necesita un programa caro ni un curso. Necesita que el programa esté hecho para una gestoría y no para "gestionar proyectos". Si quiere ver cómo lo hacemos, pídanos una demostración.